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只有先瞭解了員工出現的問題,才能夠設法解決問題。應當採用「面談」的方式瞭解他們對現狀的看法,而不應當採取質問的態度。

在這種面談中,應當耐心地與下屬交談,採取一種平和而坦誠的態度提出你的問題,告訴他你注意到他的業績近來有所下降,並徵求他對這種情況的看法。可以這樣問:「與你過去的報告相比較,你覺得你的這份報告怎樣?」在他回答的時候,要注意認真傾聽並做出回應。最好的辦法就是對他的回答進行歸納與解釋。

通過歸納,實際上是用你自己的語言對談話中的重要內容進行了言簡意賅的反饋。所以,你與下屬之間的談話大致會是這樣的:

你:你覺得,與你過去的報告相比較,你的這份業績報告怎麼樣?
下屬:我覺得這一階段的業績水平是有些下降了。對不起。

你:看來你對這一點也不是十分滿意。那麼照你看來,要怎樣做才能扭轉這個局面呢?
下屬:因為 David 調到銷售部去了,我就不能像以前那樣得到我需要的信息。我覺得這一點直接影響了我的業績。

你:聽起來你好像有些怨氣。
下屬:我當然有怨氣啦!我的工作表現根本沒有問題。可是缺少了應有的支持,我怎麼可能保持工作成績呢?

你在深入瞭解了真實情況之後,就能夠進入解決問題的階段了。只有搞清楚問題的本質,你才能夠找到卓有成效的解決方案。如果你的下屬保持沉默,只是說:「我不知道。」你就需要提出更加明確具體的問題。例如:「你覺得是什麼使你覺得很難對這一問題發表意見呢?」

在詢問別人意見之前,首先提出你自己的看法。例如,”我覺得我們提供的數據本來可以更充分一些。你覺得呢?”這種態度可以向對方表明,你是歡迎建設性的批評意見的。為方便員工提出自己的意見,可以通過電子郵件提出你的問題。與當面詢問相比,這樣做可以使員工有更充分的時間先整理自己的想法和思路,然後再回來表明意見。